در سازمان هایی که جلب توجه شیوه ای از ارتباطات سازمانی است، به نظر می رسد توافق عمومی در موضوعات در سطح بالایی باشد. در واقع در وضعیت جلب توجه، عدم اختلاف نشانگر ارتباطات ضعیف است.
موانع و اختلالات در ارتباطات را به دو دسته تقسیم می کند:
الف) اختلالات درونی: اختلالات درونی به خود اجزا ارتباطی بر می گردد و در مورد فرستنده و گیرنده پیام هستند. عواملی مانند خستگی، بی توجهی، عواطف و احساسات، انگیزه و مواردی از این دست.
ب) اختلالات برونی: اختلالات برونی بیشتر به محیط ارتباطی توجه دارد و از آن نشأت می گیرد. عواملی چون سر و صدا، گرما و سرمای زیاد. حوزه های تجربی گیرنده و فرستنده پیام نیز در فرایند ارتباطی تاثیر شگرفی دارد، هر اندازه این دو حوزه به یکدیگر نزدیک شوند فرایند ارتباطی تسهیل شده و اثربخشی بیشتری حاصل می شود.
به طور کلی موانع عمده ارتباطات شامل موارد زیر می شود:
1. موانع ادراکی و شناختی: افراد محیط اطراف خود را بر حسب زمینه فرهنگی، اجتماعی و روانی خود درک می کنند. بنابراین به دلیل این که انسانها زمینه های ادراکی مختلفی دارند ممکن است برقراری ارتباط میان آنها دشوار گردد.
2. موانع ناشی از نقش اجتماعی: عادت کردن افراد به نقش خود در گروه و خو گرفتن به آن موجب می شود که مجموع لغات و اصطلاحات ویژه و تعابیر خاص گروه اجتماعی بر فرایند برقراری ارتباطات اثر بگذارد و ایجاد ارتباط را با مشکل مواجه سازد.
3. موانع ارزشی: وجود تفاوت های ارزشی ممکن است فرایند ایجاد ارتباطات موثر را با مانع مواجه سازد. برای مثال گاهی شکاف ارتباطی میان مدیران و کارگران به دلیل تفاوت های ارزشی و فرهنگی به حدی عمیق جلوه می کند که مشاهده گر بی طرف را متحیر می سازد.
4. موانع زبانی: گاهی هنگام تفسیر محتوای اسناد مکتوب مسائلی پیش می آید. برای مثال احتمال تفسیر به رای یا برداشت های متفاوت افزایش می یابد و مبادرت مسئولان به تفسیر دوره ای مفاهیم و معانی خط مشی ها، اسناد و رویه های مکتوب را ضروری می سازد.
5. موانع انگیزشی: حالات روانی افراد و هیجانات روحی آنها به هنگام خشم، ترس، نشاط و خوشحالی بر نحوه تفسیر آنها از محتوای پیام های ارتباطی اثر می گذارد. برای مثال اگر افراد منتظر دریافت پیام خاصی باشند، این انتظار بر برداشت آنها از محتوای پیام تاثیر می گذارد. همچنین اگر افراد پیامی را دریافت کنند که با عقاید و دانسته های آنها در تعارض باشد، ممکن است آن پیام را نادیده انگاشته و آن را فراموش کنند تا از تشویش ذهنی رهایی یابند.
6. موانع ناشی از عدم اطمینان به منابع: اگر منبع پیام قابل اعتماد نباشد، تردید ناشی از ارزیابی منابع ممکن است در مسیر برقراری ارتباط اخلال ایجاد کند.
7. موانع ناشی از عدم وضوح علائم و دریافت علائم متناقض: کیفیت صدا، ظاهر فیزیکی، وضعیت جسمانی پیام دهنده و نظایر آن ممکن است ارتباط را تسهیل کند و یا آن را به تاخیر بیاندازد.
8. موانع ناشی از اخلال در ارتباطات: احتمال دارد که وسایل ارسال پیام ضعف هایی داشته باشند، برای مثال مجاری فیزیکی و یا الکترونیکی ارسال پیام ممکن است پیام را مخدوش کنند یا در فرایند ارسال پیام اخلال ایجاد کنند. همچنین استفاده از عبارت های بی سروته، بیان های نارسا و جملات ناقص احتمالا موجب اخلال در ارتباطات می گردد (رضاییان، 1382).
9. از صافی گذراندن اطلاعات: مقصود این است که دهنده پیام آگاهانه در اطلاعات دست کاری کند تا آن را برای گیرنده مطلوبتر نماید. برای مثال هنگامی که یک مدیر رده پایین همان اطلاعاتی را به مقام بالاتر می دهد که وی خواستار شنیدن آن است، در واقع او اطلاعات را از صافی های خاصی گذرانیده است. عامل دیگری که می تواند نقش صافی را ایفا کند تعداد سطوح سازمانی است (با توجه به ساختار سازمانی). هنگامی که اطلاعات از سلسله مراتب سازمانی (عمودی) عبور کند، فرصت های زیادی به وجود میآید که این اطلاعات از صافی های متعدد عبور کند و دستخوش تغییرات قرار گیرد.
10. جنسیت: زنان و مردان به دلایل گوناگون باید بین خود ارتباطات گفتاری برقرار کنند، در نتیجه جنسیت به صورت مانعی بر سر راه ارتباطات اثربخش (بین دو جنس) در می آید. نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده نشان می دهد مردان به هنگام صحبت کردن بر مقام خود تاکید می کنند، در حالی که زنان از مقام خود برای ایجاد ارتباط استفاده نمی کنند، یعنی مردان با زبانی صحبت می کنند و مطالبی را می شنوند که درباره مقام سازمانی و استقلال در کار باشد و زنان با زبانی صحبت می کنند و مطالبی را می شنوند که درباره روابط اجتماعی و صمیمیت باشد. برای بسیاری از مردان رعایت اصول محافظه کاری وسیله ای است جهت حفظ استقلال و مقام (در سلسله مراتب اختیارات اجتماعی).
برای بسیاری از زنان رعایت اصل محافظه کاری یعنی مذاکره کردن و صحبت کردن و نزدیک شدن به کسانی که از نظر خودشان می توانند بدان وسیله کسب حمایت کنند و برای موجودیت خود تایید بگیرند. برای مثال غالبا زنان از این بابت شکایت می کنند که مردان برای گوش دادن ساخته نشده اند. دلیل آن این است که مردان مساله ای را که می شنوند در پی آنند که خواسته های خود را ابراز و با ارائه راه حل، استقلال خود را حفظ کنند و بر امور اعمال کنترل نمایند. از سوی دیگر زنان به مساله از این دید نگاه می کنند که می خواهند آن را به عنوان وسیله ای برای کسب حمایت مورد استفاده قرار دهند. زنان به گونه ای مساله را ارائه میکنند که بتوانند ارتباطات خود را تقویت نمایند، ولی نمی خواهند توصیه مردان را به کار بندند (رضاییان، 1382).
11. عواطف: نوع احساسات گیرنده پیام (به هنگام دریافت پیام) بر تفسیری که او از محتوای پیام می کند اثر می گذارد. تفسیر فرد از پیام، هنگامی که خشمناک است با هنگامی که شاد و خوشحال است متفاوت است. احساسات شدید همانند اندوه یا خوشحالی بیش از حد باعث می شود که شبکه اثربخش ارتباطی مخدوش شود. در چنین شرایطی فرد نمی تواند به شیوه بخردانه و معقول عمل کند و نوع قضاوت او بر پایه عاطفه و احساسات قرار می گیرد.
12. تفاوت های قدرت به عنوان مانعی در ارتباطات: در اصل قدرت (تاثیر و کنترل) در فرایند تصمیم گیری به کار گرفته می شود. تصمیم گیری بخشی از فرایند سازمانی است و مقوله های چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چگونه را شامل می شود. تصمیمات باید گرفته شوند، در حقیقت خودداری و تاخیر در تصمیم گیری خود یک تصمیم است. از این نقطه نظر قدرت فی نفسه نه می تواند خوب باشد و نه بد. شیوه ای که تصمیمات سازمانی به وسیله آن اتخاذ می شوند و شکل و نوع قدرت به کار گرفته شده، ممکن است روابط میان فردی را تحت تاثیر قرار دهد. برای مثال اگر مدیریت سطح پایین تر نفوذ رو به بالای کمی داشته باشد، می توان گفت که مدیران این سطح در موقعیتی نیستند که به نیازهای زیر دستان شان توجه کنند، در نتیجه قادر به تصمیم گیری نمی باشند. این عدم توجه به نیاز زیر دستان برای ارتباط میان آنها مضر است. بنابراین اگر مدیران قدرت کمی داشته باشند، توانایی شان برای عملکرد و ارتباط میان فردی مناسب در سازمان محدود می شود.
13. همنوایی: به طور کلی اعضای دارای قدرت کمتر در سازمان، تأثیر مستقیم کمتری برتصمیمات دارند. آنها کاملا" تحت فرمان افراد قدرتمندتر هستند و باید از تصمیمات این افراد پیروی کنند. در این زمینه یک شیوه تاثیرگذاری، جلب توجه مدیر قدرتمند است. یکی از شیوه هایی که مدیران سطوح پایینتر می توانند به کار گیرند استفاده از شیوه های فریبکارانه در موافق نشان دادن خود با ایده ها و نگرش های مدیر قدرتمندتر از خود است. حمایت از مدیر قدرتمندتر باعث می شود که شخص مورد توجه او قرار گیرد و زمینه برای تلاش های بعدی و اثر گذاری بر او فراهم شود. بنا بر این نظریه، شخص بلند پایه که در تلاش برای جلب توجه افراد دارای مقام پایین تر است در موضوعات بی اهمیت و نه در موضوعات مهم توافق خواهد نمود.
در سازمان هایی که جلب توجه شیوه ای از ارتباطات سازمانی است، به نظر می رسد توافق عمومی در موضوعات در سطح بالایی باشد. در واقع در وضعیت جلب توجه، عدم اختلاف نشانگر